VoIP Gespräche unterscheiden sich nicht sonderlich von herkömmlichen und klassischen Telefongesprächen. Das System teilt sich dabei auf in Verbindungsaufbau, Datenübertragung (Gespräch) und Verbindungsabbau. Der Unterschied zwischen klassischer Telefonie besteht darin, dass keine dedizierte Leitung für die Gesprächsteilnehmer geöffnet wird, sondern die Sprache digitalisiert und in Datenpakete kodiert wird. In diesen Datenpaketen wird dieses Gespräch übertragen.

Der Verbindungsaufbau und -abbau erfolgt über ein spezielles Protokoll, welches von der Sprachkommunikation selbst getrennt ist. Eines der bekanntesten Protokolle ist das Session Initiation Protocol, oder auch kurz: SIP.

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Um eine Kommunikation aufbauen zu können, werden die IP-Adressen der jeweiligen Teilnehmer benötigt. Da dies durch dynamische IP's ( wenn man mit dem Laptop zum Beispiel eine andere Internetverbindung nutzt) nicht richtig funktionieren kann, wird der Teilnehmer, bzw. das Endgerät in der Regel durch einen Benutzernamen und ein Passwort durch die Anmeldung mit dem SIP-Server identifiziert.